Comment guérir la réunionite

Les réunions sont le poumon d’un groupe. Alors, quand elles dysfonctionnent, c’est le groupe qui tombe malade. Et vice versa. Trop de réunions, pas suffisamment préparées et mal encadrées, peuvent transformer les plus belles dynamiques collectives en calvaire quotidien. Soigner la parole est donc un rituel nécessaire pour entretenir ce « nous » auquel on tient tant. Voici quelques conseils pour y parvenir, sans sombrer dans le productivisme ou l’arbitraire.

1 Ne pas chercher à supprimer les réunions

Les sites web consacrés au management regorgent de conseils pratiques pour soigner la réunionite, partant du constat que les salariés français passent en moyenne 4 heures et demie par semaine en réunion (OpinionWay). Mais leurs recettes se résument le plus souvent à réduire les temps d’échange : réunions chronométrées, debout, en petit comité… Le collectif est sacrifié au nom de la chasse aux « temps improductifs ». Or les réunions sont des moments particulièrement importants pour toute œuvre collective. L’enjeu n’est donc pas de les supprimer, mais de les améliorer. Et ce n’est pas simple.

2 Comprendre le groupe

La première étape, la plus importante et sans doute la plus difficile, est celle de l’introspection. Le collectif doit comprendre ce qui se joue en son sein et pourquoi ses réunions sont source de souffrance ou de frustration. Les groupes animés par la plus farouche volonté de faire les choses différemment s’en remettent trop souvent à l’enthousiasme ou aux liens d’amitié, qui ne protègent pas contre la reproduction des rapports de domination. « L’enjeu numéro 1 est donc la conscientisation des rapports sociaux », pointe Lucile Mulliez, formatrice pour l’Escargot migrateur. Pour cette étape clé, comme pour tout le processus de désintoxication du collectif, il est donc recommandé de se faire accompagner. C’est le métier de nombre de formatrices et formateurs issu·es notamment du mouvement d’éducation populaire.« Penser le groupe » peut également devenir une routine collective, avec des temps destinés à cet exercice d’analyse des pratiques. Certains collectifs personnifient carrément le groupe en lui donnant un prénom, pour s’enquérir de lui comme d’un être cher.

3 Le rôle clé de l’animateur

Le rôle de garant·e du cadre est difficile mais crucial, souligne Lucile Mulliez : « Si on ne sait pas qui anime, cela génère du flou, des prises de pouvoir et des dominations. » Ses missions doivent être définies par le groupe, le plus clairement possible pour que la fonction puisse être tournante. Elles peuvent être très variées : clarifier les objectifs, faire la synthèse, ouvrir, recadrer ou fermer les débats, repérer les freins à la participation et les dominations qui s’installent, trancher quand il le faut ou laisser au contraire le consensus se faire. D’autres rôles peuvent être déterminés, comme celui de « maître du temps » ou de « régulateur·trice d’ambiance ». Le philosophe Edward de Bono propose même de matérialiser six rôles à l’aide de chapeaux de couleur, afin d’affranchir la discussion des codes traditionnels de l’argumentation. Le chapeau blanc énonce des faits, le chapeau rouge ne parle que d’émotions et d’intuitions, le noir se concentre sur les risques, le jaune souligne les avantages, le vert s’intéresse à la créativité et le bleu cherche à prendre du recul.

4 Bien définir le cadre

« Quand on ne pose pas de règles, on voit se rejouer les mêmes travers que dans les organisations traditionnelles, la domination des hommes sur les femmes, des vieux sur les jeunes, des postes qualifiés sur les autres », prévient Daphné Gaspari, psychosociologue et formatrice. Il ne faut donc pas négliger l’importance d’établir un planning, une méthode et un ordre du jour clairs. Selon la coopérative d’éducation populaire le Pavé, trois questions doivent se poser avant chaque réunion : « Quel est son intérêt ? De quelle manière allons-nous nous y prendre ? Qu’est-ce que les participants vont apprendre sur eux-mêmes et sur les autres ? » Ce b.a.-ba trop souvent négligé permet de tordre le cou au sentiment d’inutilité.

5 Rompre la monotonie

Gare néanmoins à ce que les procédures ne prennent pas le pouvoir sur la parole. La reproduction systématique des mêmes méthodes et d’un contenu similaire « supprime l’apprentissage » et rend les réunions rébarbatives, prévient le Pavé dans une note sur la participation. « Cela corsète l’imagination et rigidifie les relations humaines », écrit la coopérative, qui a elle-même fini par s’autodissoudre. Pour y parvenir, certains groupes convoquent l’expression corporelle, la poésie, la pratique artistique, le théâtre forum ou l’expression des émotions dans leur réunion.

6 Faire vivre les conflits

Le groupe ne doit pas craindre le conflit. Au contraire, « il est normal et plutôt sain », assure Daphné Gaspari. Le but est donc, selon elle, de tendre vers « une conflictualité fertile », ce qui est loin d’être instinctif dans notre culture où les conflits sont surtout contournés ou tus. Lucile Mulliez abonde : « À ne pas vivre et animer nos conflits, on se crée des traumatismes. L’enjeu est donc de résoudre, mais aussi de vivre et faire vivre les conflits le plus joyeusement possible. » Le groupe doit donc travailler ses conflits, voire les « ritualiser [et les] célébrer » lorsqu’ils sont résolus, suggère le Pavé. Des règles simples sur la circulation de la parole peuvent aider, comme l’interdiction du « ping-pong » entre deux participants ou des temps de parole calibrés pour permettre à chacun de s’exprimer sereinement.

7 Les outils

Plusieurs décennies de pratiques coopératives ont fait naître méthodologies et outils permettant de libérer ou de faire circuler équitablement la parole. L’association Aequitaz, qui « développe le pouvoir d’agir » des personnes précaires, propose par exemple à chaque participant, lors de ses temps de réunion, d’écrire ce qui lui fait obstacle sur des cailloux. Le groupe les prend ensuite un par un pour identifier des solutions. D’autres collectifs font tourner un totem, ou tout autre objet, pour attribuer la parole et éviter qu’elle ne circule de manière sauvage. Des cartons de couleur ou une grammaire gestuelle peuvent également être utilisés pour une autorégulation d’une assemblée et une prise de décision collective sans vote, comme le mouvement Occupy, des Indignés à Nuit debout, l’a remis au goût du jour. Gare, néanmoins, à trop de méthodisme : « Penser que gérer des outils, c’est coopérer serait une erreur. L’important est de ne pas perdre de vue l’objet que l’on vise », prévient Lucile Mulliez.

8 Les exercices

Sur le même registre, il existe une foultitude de petits exercices imaginés pour améliorer les échanges. Offrir à chaque participant quelques minutes de « parole souveraine » permet ainsi de déminer un sujet de tension. Voici quelques exemples rassemblés par le Pavé :

• Doutes et certitudes : chacun s’exprime brièvement lors d’un tour de table introductif pour évoquer sous forme de mots-clés ses doutes et ses certitudes par rapport à un thème donné.

• Paroles boxées : chaque participant exprime brièvement un ressenti ou un message personnel qui ne trouverait jamais à s’exprimer dans le déroulé de la réunion.

• Le point météo : les membres d’un groupe rendent compte en deux ou trois mots de leur état physique ou affectif (joie, énervement, fatigue…) pour s’en décharger.

• Les pépites : pour remplacer un discours de clôture, un tour de table offre à chaque participant 30 secondes pour donner une « pépite » qu’il retient du temps d’échange.

9 Former des petits groupes

La constitution de petits groupes est plébiscitée pour améliorer la prise de décision collective. L’enjeu est de définir un mandat et des rôles clairs pour rendre les groupes efficaces. Cette technique est également très prisée dans l’univers du management. C’est aussi un principe de base de la « sociocratie », méthodologie globale vieille de plusieurs décennies qui propose que toutes les décisions soient prises par consensus au sein d’une cascade de petits cercles

10 Les outils de prise de décision

Le terrain numérique regorge de solutions concrètes pour soutenir ou remplacer les réunions dans la prise de décision. L’application Loomio (ou Framavox) a été développée pour permettre d’organiser des discussions, de faire voter, formuler ou évaluer des propositions par une communauté, et d’organiser le suivi des décisions. L’application Cobudget permet quant à elle de répartir des fonds de manière transparente. Pour aider un groupe à prendre une décision, le vote pondéré ou l’élection sans candidats peuvent également s’avérer pertinents. Attention, cependant : ces outils peuvent économiser de longues réunions, mais aussi s’avérer à leur tour chronophages.